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事務的職業

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事務的職業

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広報事務員(広報・PRスタッフ)の職業について

・どんな職業か

企業や団体の広報活動の窓口として、自社の経営理念や営業方針、営業活動、社会的責任を理解し、一般の人々に的確に伝える。そのため、マスコミやPR誌などを通じて、一般の人々がもつ企業のイメージがより良くなるよう広報活動を行う。また、自社が社会からどのように評価されているかについて、調査や公聴活動を通じて情報収集し、分析を行い、社内に伝達する。 広報誌や社内報などを制作するときには、構成を考えたり、取材をしたり原稿の用意をしたり、広報誌や社内報制作の進行管理を行う。 マスコミから社長や社員、仕事の現場について取材の申し込みがあった場合は、取材内容を社内で検討する。取材に同席し、取材がうまく進むよう配慮しながら、企業の経営理念、運営方針などが的確に伝わるようにする。取材原稿は報道前にチェックし、誤りのないようにする。 不慮の事故や事件が発生したり、個人情報流出や企業不祥事が発生した場合、企業の危機管理としてマスコミの取材に対応する。

・広報事務員(広報・PRスタッフ)に就くには

マスコミなどとのかかわりが多いため、大学でマスコミ関連領域を専攻した人が入職に有利となる場合もあるが、特に学部や専攻は関係なく、理論よりも実務経験が優先される。 広報・PRの仕事に就くには、最低2~3年の実務経験が必要である。 自社の経営方針、経営戦略、ビジョンなどの企業コンセプトをよく理解し、産業全体の現状や市場動向なども把握する。十分な情報と知識を持ちつつ、分析力と伝達能力を持ち、その時々にあったより良い表現方法を選ぶ柔軟さが必要となる。 マスコミ関係者やグラフィックデザイナーなどのクリエイターと仕事を共にする機会が多いため、マスコミに関する基本的な知識や、クリエイターに指示ができるだけの調整力、説得力も要する。外部との打ち合わせをする機会が多く、企業の顔となるため、気配りのきいた応対や丁寧さなどの人間性も求められる。 正確な情報を広く一般に伝達し、企業のイメージアップを心がけ、問題が生じたりした場合は情報の重要度を見極めて適切な情報を外部に公開するなどの冷静な判断力も要求される。

・労働条件の特徴

企業や団体の社員として、広報室や広報部で働く。特に、製造業や流通産業、サービス業などで広報に力を入れている企業が多い。1社に5~10人くらいが一般的であるが、広報に力を入れている大企業の中には数十人もの広報事務員(広報・PRスタッフ)を抱えているところもある。また、専従の広報事務員(広報・PRスタッフ)を置かない企業もあり、特定の社員が他の部署を兼任するというかたちで広報活動を行っていることもある。男女の比率は半々であるが、最近は女性の進出が目立っている。 マスコミや社内外への不定期的な対応も多く、他部署に比べて残業が多くなりがちである。休日にイベントが行われることも多いため、休日出勤し、平日に振替休日をとる場合もある。特に各種催事や印刷物の作り替えの時期、新規に広報活動のためのツールを作成する業務を担当する場合などは忙しくなる。 多くの企業が経営理念の確立や運営方針を明確に表明することの重要性を認識するようになり、独立した広報担当者を置くようになった背景から、広報業務の従事者は増加してきた。現在は、急速に発展しているコンピュータ化に伴い、少人数で幅広い広報活動を行う方向に変化してきている。 広報の媒体としての新聞、雑誌等印刷メディアの比重が下がり、ホームページ等ネットメディアの重要性が増している。また、ブログや掲示板の書込み等への対応が重要になっている。

・参考情報

関連団体 社団法人 日本パブリックリレーションズ協会 http://www.prsj.or.jp

日本広報学会 http://jsccs.jp

財団法人 経済広報センター http://www.kkc.or.jp

関連資格 PRプランナー資格制度

一般事務員の職業について

・どんな職業か

特定の分野の事務を専門的に行うものではなく、様々な事務の仕事を全般的に行う。 規則、業務手順書、手続き、慣習的な方法などによって定められた、定型的な事務作業に従事する。事務作業は多種多様であるが、文書の作成や整理、発注伝票や受注伝票の作成と管理、各種台帳の管理、生産や売上など営業資料の作成や管理、社内の各種届出書類の管理など、書いたり、計算したり、点検したりする仕事が中心である。文書の作成や集計などではパソコンを使用し、また、コピー機やFAXを使用するなど、事務機器やOA機器に接することが多い。 また、郵便物の発送、物品の受取り、電話の取次ぎ、事務用品など消耗品の補充と注文等々細々とした仕事を受け持ち、来客への対応やお茶だしなどをすることもある。

・一般事務員に就くには

高校や短大などを卒業し、企業や団体などに採用され、様々な部署に配属されて事務作業を行う。 中途採用については、人材派遣会社などに入社し、受託先の企業や団体などに派遣されて仕事をすることが多い。 補助的な業務から始めて経験を積み、思考判断や創意工夫を行いながら事務処理能力を向上させる。事務処理の管理監督的な職に就く場合や、司法書士や行政書士などの資格を得てコンサルタント的な業務に転向する場合もある。 事務処理の高度化、専門化により、コンピュータ処理能力、文書作成能力、簿記、英会話など仕事に関連のある技能や資格が求められている。そのため、各種講習への参加や通信教育の受講などスキルアップのための自己啓発が必要となる。

・労働条件の特徴

民間企業、官公庁、各種団体など事業を営むところは必ず事務の仕事が発生するため、職場は全国に渡っている。 就業者の男女比では女性の割合が高い。多様な人材確保や事務の合理化のため、契約社員や派遣社員の占める割合が年々高まっている。 就業時間は午前9時から午後5時までで、週休二日制がほとんどである。月末など、伝票や文書の締め切りが集中する時期には、残業をすることもある。 労働需要は安定しているといえる。単純な事務作業に関しては、正社員の割合が減り、派遣社員、契約社員、パートタイマーなどの割合が増えつつある。

・参考情報

関連資格 ビジネス・キャリア検定 コンピュータサービス技能評価試験

医療事務員の職業について

・どんな職業か

病院において、診療費用を請求するための書類(レセプト)の作成を行ったり、窓口において、外来の受付、診察料の請求、入退院の手続きなどを行う。 診察が終わった患者のカルテを見て、診察の内容、検査の種類、薬の量などをコンピュータに入力して点数化し、患者が自己負担する金額を計算する。保健診療がほぼ全てであり、保健診療では疾病名に対応した治療、投薬や療養の基準に基づいてレセプト(診療報酬請求明細書)を作成する必要があり、また、そのチェックが必要となる。多くの病院において保険請求事務はコンピュータで処理されるため、見落としや誤りがないかどうか、打ち出されたレセプトのチェックを慎重に行う。レセプトは、毎月の決められた期日までに国民健康保険であれば国民健康保険団体連合会に、社会保険であれば社会保険診療報酬支払基金に提出する。 また、窓口において外来患者の受け付けを行ったり、新規患者のカルテを作成したり、診察料の計算と会計をしたり、カルテの整理と保管をしたり、入退院の手続きをしたりすることもある。

・医療事務員に就くには

学卒後すぐに入職することは少なく、専門学校や通信教育などで薬価点数や診療報酬点数の換算方法、請求書の作成の仕方、カルテの見方などを勉強してから、入職する場合が多い。特別な国家資格認定は必要とされない。民間で認定されている医療事務の資格を持っていれば有利であるが、入職の必須条件ではない。 診察料と投薬料の点数など簡単な計算から始めて経験を積み、レントゲンや注射、検査、手術、入院料など複雑な点数計算をするようになる。 書類に転記し点数を計算する反復作業のため、根気のいる仕事である。見落としや間違いがないように注意深さが求められる。医師の指導を受けながら経験を積み重ね、多くのカルテをこなして慣れることが必要である。

・労働条件の特徴

診療では必ず必要な業務のため、全国的に需要があり、病院、診療所、調剤薬局などで働いている。 厚生労働省「病院報告」(2008年)によれば、全国の病院(診療所、調剤薬局を除く)において約17万人が事務職員として働いている(常勤換算値、非常勤者の場合は1週間の勤務時間÷医療施設で定めている1週間の勤務時間により算出)。 病院の診察時間中に勤務し、診察が休みの土日などが休日となる。また、大きな病院では、救急患者の受入れに備えて夜勤をしたり、休日に交代で出勤して入院患者の事務手続きをすることもある。レセプトの提出日が決められているため、その時期は忙しくなり、残業することもある。 大きな病院では常勤の事務職となることが多いが、医院や診療所などではパートタイマーで働くことが多い。人材派遣会社から病院に派遣されたり、病院と直接契約してフリーで働くこともある。 コンピュータ化が進み、点数に換算して転記する作業は迅速化され、算定された点数に誤りがないか確認する作業にも重点がおかれている。

・参考情報

関連団体 日本医療事務協会 http://www.japanmc.jp

財団法人 日本医療保険事務協会 http://www.shaho.co.jp/iryojimu

財団法人 日本医療教育財団 http://www.jme.or.jp

関連資格 診療報酬請求事務能力認定試験 医療事務技能審査試験 医療保険請求事務者認定試験

経理事務員の職業について

・どんな職業か

材料の購入、製品の生産関連や販売関係、給料の支払など、会社の日々の活動状況を経理・会計管理のシステムなどを使い正しく計算し、これによって資金の流れや財務の状態などを把握する。 まず、毎日の金銭管理として入出金伝票や振替伝票を起こし、現金出納帳や総勘定元帳などの帳簿に記入する。 毎月の月末には、勘定科目ごとに集計を行って帳簿の残高を確定させ、実際の預金残高などと一致しているかどうか確認し、月次決算書類を作成する。 決算時には、勘定科目ごとに集計を行って試算表などを作成する。棚卸を行って在庫商品の残高を把握し、棚卸表を作成する。これらの金額をもとにして、貸借対照表や損益計算書などの決算書類を作成する。 また、会社の健全な経営や合理的な経営管理を行うために、予算の編成と統制に必要な資料を作成する。また、社員の給料計算や現金の出納管理などの仕事も行う。 近年は、経理・会計管理のソフトウエアが広く導入されており、計算や帳簿作成などの作業は手作業ではなくコンピュータ化されている。

・経理事務員に就くには

新規学卒者の場合の一般的な学歴は、高等学校、専門学校(経理や・会計など)、大学(経済・経営・商学など)となっている。 仕事の正確さ、速さ、注意力、忍耐力、几帳面さが求められる。 入職には、簿記の資格を持っていると有利であるが、採用時には資格を問われないことが多い。 中途採用については、決算・財務業務がこなせるなどの経験者が求められる傾向にある。経験があれば、年齢的な制限は少ない。 伝票の作成、記帳、計算、集計などの簡単な仕事から始めて経験を積み、現金の出納、試算表の作成、予算・決算・資金計画などの仕事をするようになる。決算業務をすべてマスターするには、10年ほどかかる。 仕事の正確さ、速さ、注意力、忍耐力、几帳面さが求められる。

・労働条件の特徴

経理部門は官公庁、各種団体、民間企業を問わず、どこでも必要なセクションなので、職場は全国に渡る。 働く時間は9時から17時が一般的である。決算期には日常業務と並行して決算処理を行うため、残業時間が多くなることがある。 経理事務員の年齢層には偏りがなく、20~50歳代まで、幅広い年代の人が働いている。 経理・会計は管理システムの導入等機械化が進んでおり、単純な計算や帳票作成は少なくなり、業務は高度化、専門化している。また、給与計算など経理業務の一部を外部の会社に委託するところも出てきている(アウトソーシング)。

・参考情報

関連団体 社団法人 全国経理教育協会 http://www.zenkei.or.jp

関連資格 簿記検定 簿記能力検定試験

デパート仕入部員の職業について

・どんな職業か

デパートで、顧客のニーズを読み、魅力的な商品を仕入れ品揃えを行う。 絶えず変化する消費者のニーズを敏感に観察し、トレンド・商品サイクルを読み、前例にとらわれず、柔軟な発想で商品を揃えていくことが求められる。 仕入部員は、販売計画・仕入計画の立案、計画に基づいた商品の発注と商品の陳列・販売、販売結果や市場動向の分析、分析結果に基づいた次期販売計画の立案という、一連のサイクル(マーチャンダイジング)を回していくという大きな役割を担っている。 具体的な仕入の業務は、次の3つに大別できる。まず「商品供給の業務」では、取引先の決定、商品の種類・数量・原価・売価の決定、支払方法・スケジュールの決定などを行う。「商品管理の業務」では、取引先管理(商品の品質管理・仕入れ形態・納入方法・期日、支払方法など)と計数管理(売買益、受益率など)、売れ筋・仕入筋の把握を行う。「商品開発の業務」では、市場動向の分析・情報収集や売り場の意見を聴取するなどして次の商品選定に活かしていく。また、取引先と新商品を開発したり、各店舗の陳列・販売方法の指導なども行う。

・デパート仕入部員に就くには

客のニーズや売れ筋商品を把握することが必要となるため、入社後、売場で7~15年くらい販売員を経験した上で、仕入部門に配属されるケースがほとんどである。他の職種への異動は、販売部門・商品開発部門を除き少ない。 柔軟な発想力、鋭い観察力や洞察力、商品の売れ行き傾向などを検討する分析力、取引先とねばり強い交渉が行える折衝力や行動力などが求められる。仕入れ業務は店舗の業績を左右する中心業務の一つで責任は重く、広く深い知識や経験が求められる。

・労働条件の特徴

デパートは大都市や地方の中核都市に立地している。特に大手は大都市に偏在するため、従事者の約半数は東京、大阪、名古屋、京都、横浜、神戸の6大都市に勤務している。 売場で販売員として経験を積んでから仕入部門に配属されるのが一般的で、仕入部員の主力は30歳~40歳代である。仕入部員は百貨店で働いている全従業員の5~8%で、あまり多くない。 専門職の傾向が強い仕入部門にも年々女性の数は増加しており、女性向けの商品を扱う部門では特に進出が目立っている。 デパートのかき入れ時である土・日曜は出勤し、平日に交代で休みを取る。年間で商品の繁閑があるため、勤務形態はフレックスタイム制や交替制が多い。 各店舗の巡回や買い付けなど出張は多くなりがちである。1日に取引先数社から数十社と交渉を行うこともある。海外ブランドを担当する場合は、海外出張もある。

・参考情報

関連団体 日本百貨店協会 http://www.depart.or.jp

関連資格 販売士(小売商検定)

商社営業部員の職業について

・どんな職業か

国や地域、会社の間に立って、原材料や製品の売り買いの仲介役をするのが基本的な仕事である。 大手商社の場合、取引の約半分は国内取引、残りの半分は貿易取引で、わが国の輸出・輸入だけでなく、わが国を経由しない外国と外国との第三国間取引も行っている。 仕事は、どこでどんな品物を売りたがっているか、または買いたがっているか、数量や価格はどのようになっているかなどを調査することから始まる。取り扱う商品は「ラーメンからロケットまで」と多種多様で、非常に幅広い情報を組織的に収集する。その中で、数量や価格、時期などの取引条件のまとまったものについて契約を結ぶ。この際、取引先がきちんと商品や代金を準備できるか、経営に不安がないかといった信用状態を調査することも重要である。また、貿易取引の場合は為替相場の動向に注意を払い、為替差損を生じないようにすることも必要である。 取引が決まると契約を結び、運搬の手配、商品の引き渡し、通関手続き、代金の決済などを行い、取引を完了させる。 また、取引を仲介するのみではなく、海外に現地企業を設立して、海外投資と貿易を一体のものとして資源開発等を行ったり、様々な情報、将来展望をもとに国内外において新規事業を開拓する仕事もある。

・商社営業部員に就くには

入職にあたって専門知識や資格は特に必要とされないが、貿易取引は外国語での交渉が必要となるため、入職後に語学研修が継続して行われる。また、入職後数ヵ月間は、貿易実務をはじめとする国際的なビジネス慣習等の研修が設けられている。さらに、取り扱う商品が幅広いため、どこに配属されるかによって実務に必要な専門知識は異なり、専門的な研修に加えてOJT(オン・ザ・ジョブ・トレーニング)で身につけるのが一般的である。 対人関係が重要な仕事のため自分の意見をきちんと述べられることや、積極的にぶつかっていく行動力、チームで取引を進めていくための協調性、豊かな国際感覚が求められる。また、海外駐在は先進国とは限らないため、様々な環境に適応できる生活力も必要である。

・労働条件の特徴

各種商品を取扱う総合商社と、特定の商品を扱う専門商社とがある。商社に勤める社員の7~8割が営業を担当している。海外駐在員は、それが営業部員の20%を超える商社から、数名の商社まで様々である。 休日は週休二日制が一般的である。労働時間は、海外との取引で、時差の関係から深夜に連絡を取り合わなければならない場合などに残業が生じることがある。 海外勤務、地方勤務としての転勤や、海外・国内各地への出張が多い。 海外駐在については、条件が整えば入社2~4年で赴任することもあり、若手が積極的に活用されるのも、商社の特徴である。配属される部門にもよるが、退職するまでに2・3回の海外駐在を経験することも多い。 商社の原動力は人であり、優秀な人材を集め育てる必要性から、給与水準は全体として他業界に比べて高い。また、近年の採用(総合職)では女性の新卒者や中途採用者が増加している。

・参考情報

関連団体 社団法人 日本貿易会 http://www.jftc.or.jp

関連資格 通関士

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