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事務的職業

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事務的職業

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広報事務員(広報・PRスタッフ)の職業について

・どんな職業か

企業や団体の広報活動の窓口として、自社の経営理念や営業方針、営業活動、社会的責任を理解し、一般の人々に的確に伝える。そのため、マスコミやPR誌などを通じて、一般の人々がもつ企業のイメージがより良くなるよう広報活動を行う。また、自社が社会からどのように評価されているかについて、調査や公聴活動を通じて情報収集し、分析を行い、社内に伝達する。 広報誌や社内報などを制作するときには、構成を考えたり、取材をしたり原稿の用意をしたり、広報誌や社内報制作の進行管理を行う。 マスコミから社長や社員、仕事の現場について取材の申し込みがあった場合は、取材内容を社内で検討する。取材に同席し、取材がうまく進むよう配慮しながら、企業の経営理念、運営方針などが的確に伝わるようにする。取材原稿は報道前にチェックし、誤りのないようにする。 不慮の事故や事件が発生したり、個人情報流出や企業不祥事が発生した場合、企業の危機管理としてマスコミの取材に対応する。

・広報事務員(広報・PRスタッフ)に就くには

マスコミなどとのかかわりが多いため、大学でマスコミ関連領域を専攻した人が入職に有利となる場合もあるが、特に学部や専攻は関係なく、理論よりも実務経験が優先される。 広報・PRの仕事に就くには、最低2~3年の実務経験が必要である。 自社の経営方針、経営戦略、ビジョンなどの企業コンセプトをよく理解し、産業全体の現状や市場動向なども把握する。十分な情報と知識を持ちつつ、分析力と伝達能力を持ち、その時々にあったより良い表現方法を選ぶ柔軟さが必要となる。 マスコミ関係者やグラフィックデザイナーなどのクリエイターと仕事を共にする機会が多いため、マスコミに関する基本的な知識や、クリエイターに指示ができるだけの調整力、説得力も要する。外部との打ち合わせをする機会が多く、企業の顔となるため、気配りのきいた応対や丁寧さなどの人間性も求められる。 正確な情報を広く一般に伝達し、企業のイメージアップを心がけ、問題が生じたりした場合は情報の重要度を見極めて適切な情報を外部に公開するなどの冷静な判断力も要求される。

・労働条件の特徴

企業や団体の社員として、広報室や広報部で働く。特に、製造業や流通産業、サービス業などで広報に力を入れている企業が多い。1社に5~10人くらいが一般的であるが、広報に力を入れている大企業の中には数十人もの広報事務員(広報・PRスタッフ)を抱えているところもある。また、専従の広報事務員(広報・PRスタッフ)を置かない企業もあり、特定の社員が他の部署を兼任するというかたちで広報活動を行っていることもある。男女の比率は半々であるが、最近は女性の進出が目立っている。 マスコミや社内外への不定期的な対応も多く、他部署に比べて残業が多くなりがちである。休日にイベントが行われることも多いため、休日出勤し、平日に振替休日をとる場合もある。特に各種催事や印刷物の作り替えの時期、新規に広報活動のためのツールを作成する業務を担当する場合などは忙しくなる。 多くの企業が経営理念の確立や運営方針を明確に表明することの重要性を認識するようになり、独立した広報担当者を置くようになった背景から、広報業務の従事者は増加してきた。現在は、急速に発展しているコンピュータ化に伴い、少人数で幅広い広報活動を行う方向に変化してきている。 広報の媒体としての新聞、雑誌等印刷メディアの比重が下がり、ホームページ等ネットメディアの重要性が増している。また、ブログや掲示板の書込み等への対応が重要になっている。

・参考情報

関連団体 社団法人 日本パブリックリレーションズ協会 http://www.prsj.or.jp

日本広報学会 http://jsccs.jp

財団法人 経済広報センター http://www.kkc.or.jp

関連資格 PRプランナー資格制度

受付係の職業について

・どんな職業か

会社や団体の受付において来客を出迎えて応対し、訪問目的を的確に把握して、担当者への連絡や館内の案内などを行う。 玄関などに設けられた受付専用のカウンターに待機し、来客を出迎える。簡単な挨拶を交わし、指名の社員や部署を聞き、社員名簿や内線表などで番号を確認し、内線をかけて用件を伝える。事前に予約されている来客の場合には、予約表などで確認して所定の応接室や会議室などへ案内することもある。急な来客の場合には、社員に指示を求めて対応を行う。役員への来客の場合には、秘書室に取り次ぐ。 また、尋ねたい部署が明確ではない来客の場合は、用件をよく聞き、該当する部署を判断して連絡する。不審な来客があった場合には、警備室へ連絡するなど機転をきかせた行動をとる。 会社などを代表して応対していることを自覚し、来客に不愉快な印象を与えないように注意して、マナーよく手際よく会社の顔として応対を行う。

・受付係に就くには

高校や短大などを卒業した後、規模の大きな会社、工場、団体などに一般の社員として採用され、受付の業務に就く。人材派遣会社に入社し、委託先の企業などの受付に派遣されて業務を行うこともある。 中途入社の場合は、人材派遣会社に採用されて、業務委託先に派遣されることが多い。 まず、カウンターに座り、指導を受けながら実際に来客への応対を行って、経験を積む。館内の配置、会社の組織、各部署の業務内容などを理解し、重要な客やいつも来社する客について顔と名前を覚えて、迅速かつ的確な応対が行えるようにする必要がある。 来客と最初に接するため、会社のイメージを損なわないように、親切、丁寧、柔らかい態度が求められる。要領を得た応対で好印象を与えるため、知性や清潔感なども必要である。

・労働条件の特徴

規模の大きな会社、事業所、工場、団体、官公署などでは、受付業務が不可欠なため需要は安定している。 若い女性が圧倒的に多く、総務部などに所属する社員が行っている。しかし、人材派遣会社に受付業務を委託する割合が高くなっており、派遣社員の割合も高い。 チームを組んで勤務することが多く、チーム内で交替して休憩を取る。受付に誰もいなくなることがないように注意し、来客が立てこんだ場合には、応援をすることもある。所定の時間に玄関が施錠され、受付が終了する場合がほとんどであり、残業は少ない。

・参考情報

関連団体 社団法人 日本人材派遣協会 http://www.jassa.jp

テレコミュニケーターの職業について

・どんな職業か

「お客の声」がダイレクトに寄せられるコールセンターは、「企業の代表」としての性格をもっており、そのコールセンターで、電話やファックス、インターネット、Eメールなどの通信メディアを通じて、お客と応対するのがテレコミュニケーターである。 業務は業種により様々ではあるが、お客から電話がかかってくるインバウンド業務、お客に電話をかけるアウトバウンド業務の2つに分けられる。インバウンド業務には、商品の受注、宿泊・座席などの予約、資料請求の受付、商品・サービスに関する問い合わせ、お客相談窓口などの業務がある。一方、アウトバウンド業務には、入会や販売などの勧誘、リピート顧客の獲得、アンケート調査、代金の回収・督促、広告効果の確認などがある。 どのような業種、業務であろうとも、テレコミュニケーターの仕事はお客を対象としている。お客と直接コミュニケーションをとるテレコミュニケーターは、お客にとって会社そのものであり、テレコミュニケーターの印象は企業のイメージそのものである。従って、お客と関係を築く役割を担っていることを常に認識しなければならない。 企業によってはテレコミュニケーターを「コミュニケーター」「TSR」「エージェント」などと呼ぶ場合もある。

・テレコミュニケーターに就くには

入職にあたって、金融などの一部の業務を除いて、特別な知識や能力は必要とされない。学歴については不問である。 採用は求人広告を通じて行うことが一般的である。また、人材派遣会社などからの採用も多く見られる。 入職後、敬語やコミュニケーション方法、商品・サービスなどの業務知識を学習し、ロールプレイングなどを通じて業務の理解を深めていく。その後、お客との応対業務をスーパーバイザーと呼ばれる管理者に付き添われて行った上で、独りで応対業務を行う。 どのような業種、業務であろうとも、お客と関係を築く役割を担っていることからコミュニケーション能力が必要とされる。敬語やコミュニケーション、正しい電話・Eメール対応を体系的に学習できる「テレコミュニケーター検定」を取得すると役に立つ。また、コンピュータを利用するので端末操作に慣れている者は優遇される。

・労働条件の特徴

金融・保険業、小売業、製造業、サービス業など様々な業種の企業・団体がコールセンターを設立している。電話などの通信メディアを通じてコミュニケーションを図ることから、職場は首都圏だけでなく全国に所在しており、近年では地方自治体が「地域の活性化」「雇用促進」を期待し、コールセンターを積極的に誘致する動きもみられる。 業種や業務によって異なるが、一般的にテレコミュニケーターの約8割が女性である。雇用形態は正社員、派遣社員、パート・アルバイトなど様々であり、自分に適した雇用形態を選ぶことが可能である。 現代人のライフスタイルの多様化に対応して、24時間365日対応を実施しているコールセンターも増えてきており、その場合は勤務時間は交替制で管理される。勤務時間の多くをお客との応対に費やすので、各企業がリフレッシュルームを充実させるなど、テレコミュニケーターのストレスを軽減するよう努めている。 お客の声を企業活動に反映させるため、コールセンターを情報集積の最重要拠点として位置付ける企業が増えるなか、直接お客と応対するテレコミュニケーターの重要性は増している。近年では、自治体が水道などの行政サービスに関するコールセンターを設けたりするなど、テレコミュニケーターの活躍の場は拡がっている。

・参考情報

関連団体 社団法人 日本コールセンター協会 http://ccaj.or.jp/

関連資格 テレコミュニケーター検定

一般事務員の職業について

・どんな職業か

特定の分野の事務を専門的に行うものではなく、様々な事務の仕事を全般的に行う。 規則、業務手順書、手続き、慣習的な方法などによって定められた、定型的な事務作業に従事する。事務作業は多種多様であるが、文書の作成や整理、発注伝票や受注伝票の作成と管理、各種台帳の管理、生産や売上など営業資料の作成や管理、社内の各種届出書類の管理など、書いたり、計算したり、点検したりする仕事が中心である。文書の作成や集計などではパソコンを使用し、また、コピー機やFAXを使用するなど、事務機器やOA機器に接することが多い。 また、郵便物の発送、物品の受取り、電話の取次ぎ、事務用品など消耗品の補充と注文等々細々とした仕事を受け持ち、来客への対応やお茶だしなどをすることもある。

・一般事務員に就くには

高校や短大などを卒業し、企業や団体などに採用され、様々な部署に配属されて事務作業を行う。 中途採用については、人材派遣会社などに入社し、受託先の企業や団体などに派遣されて仕事をすることが多い。 補助的な業務から始めて経験を積み、思考判断や創意工夫を行いながら事務処理能力を向上させる。事務処理の管理監督的な職に就く場合や、司法書士や行政書士などの資格を得てコンサルタント的な業務に転向する場合もある。 事務処理の高度化、専門化により、コンピュータ処理能力、文書作成能力、簿記、英会話など仕事に関連のある技能や資格が求められている。そのため、各種講習への参加や通信教育の受講などスキルアップのための自己啓発が必要となる。

・労働条件の特徴

民間企業、官公庁、各種団体など事業を営むところは必ず事務の仕事が発生するため、職場は全国に渡っている。 就業者の男女比では女性の割合が高い。多様な人材確保や事務の合理化のため、契約社員や派遣社員の占める割合が年々高まっている。 就業時間は午前9時から午後5時までで、週休二日制がほとんどである。月末など、伝票や文書の締め切りが集中する時期には、残業をすることもある。 労働需要は安定しているといえる。単純な事務作業に関しては、正社員の割合が減り、派遣社員、契約社員、パートタイマーなどの割合が増えつつある。

・参考情報

関連資格 ビジネス・キャリア検定 コンピュータサービス技能評価試験

医療事務員の職業について

・どんな職業か

病院において、診療費用を請求するための書類(レセプト)の作成を行ったり、窓口において、外来の受付、診察料の請求、入退院の手続きなどを行う。 診察が終わった患者のカルテを見て、診察の内容、検査の種類、薬の量などをコンピュータに入力して点数化し、患者が自己負担する金額を計算する。保健診療がほぼ全てであり、保健診療では疾病名に対応した治療、投薬や療養の基準に基づいてレセプト(診療報酬請求明細書)を作成する必要があり、また、そのチェックが必要となる。多くの病院において保険請求事務はコンピュータで処理されるため、見落としや誤りがないかどうか、打ち出されたレセプトのチェックを慎重に行う。レセプトは、毎月の決められた期日までに国民健康保険であれば国民健康保険団体連合会に、社会保険であれば社会保険診療報酬支払基金に提出する。 また、窓口において外来患者の受け付けを行ったり、新規患者のカルテを作成したり、診察料の計算と会計をしたり、カルテの整理と保管をしたり、入退院の手続きをしたりすることもある。

・医療事務員に就くには

学卒後すぐに入職することは少なく、専門学校や通信教育などで薬価点数や診療報酬点数の換算方法、請求書の作成の仕方、カルテの見方などを勉強してから、入職する場合が多い。特別な国家資格認定は必要とされない。民間で認定されている医療事務の資格を持っていれば有利であるが、入職の必須条件ではない。 診察料と投薬料の点数など簡単な計算から始めて経験を積み、レントゲンや注射、検査、手術、入院料など複雑な点数計算をするようになる。 書類に転記し点数を計算する反復作業のため、根気のいる仕事である。見落としや間違いがないように注意深さが求められる。医師の指導を受けながら経験を積み重ね、多くのカルテをこなして慣れることが必要である。

・労働条件の特徴

診療では必ず必要な業務のため、全国的に需要があり、病院、診療所、調剤薬局などで働いている。 厚生労働省「病院報告」(2008年)によれば、全国の病院(診療所、調剤薬局を除く)において約17万人が事務職員として働いている(常勤換算値、非常勤者の場合は1週間の勤務時間÷医療施設で定めている1週間の勤務時間により算出)。 病院の診察時間中に勤務し、診察が休みの土日などが休日となる。また、大きな病院では、救急患者の受入れに備えて夜勤をしたり、休日に交代で出勤して入院患者の事務手続きをすることもある。レセプトの提出日が決められているため、その時期は忙しくなり、残業することもある。 大きな病院では常勤の事務職となることが多いが、医院や診療所などではパートタイマーで働くことが多い。人材派遣会社から病院に派遣されたり、病院と直接契約してフリーで働くこともある。 コンピュータ化が進み、点数に換算して転記する作業は迅速化され、算定された点数に誤りがないか確認する作業にも重点がおかれている。

・参考情報

関連団体 日本医療事務協会 http://www.japanmc.jp

財団法人 日本医療保険事務協会 http://www.shaho.co.jp/iryojimu

財団法人 日本医療教育財団 http://www.jme.or.jp

関連資格 診療報酬請求事務能力認定試験 医療事務技能審査試験 医療保険請求事務者認定試験

銀行窓口係の職業について

・どんな職業か

銀行窓口係は、銀行の窓口で預金、貸出、為替の業務や相談業務などでお客の応対を行う。 預金の受け入れの場合は、預け入れる現金と預金通帳、入金伝票などを受け取り、現金と伝票の金額が合っているかどうかを確かめる。その後、現金を自動預金機に入れ、機械に表示された金額を確認して伝票と通帳に取引内容を印字し、お客に通帳を返す。 預金の払い出しの場合は、払戻請求書と預金通帳を受け取り、請求書の記載内容と届出印を確認する。その後、端末機を操作して、請求書と通帳に取引内容を印字し、自動支払機から現金を引き出してお客に手渡す。 近年では、国債や保険、投資信託の販売も窓口で手続き業務を行っている。

・銀行窓口係に就くには

銀行の事務系職員は大部分が新規学卒採用者で、総合職は大卒者で男子が多く、一般職は女子の短大卒、高卒者が中心であったが、近年は大卒女子の総合職、準総合職も増えた。入職にあたって特別な資格や経験は必要ない。 銀行に就職し、現金・小切手、通帳・伝票などの扱い方を学んだ上で、窓口係や貸付係などの各部門に配属される。 必要となる知識や技能は、就職後に行われる各種の研修やいくつかの部門で経験を重ねるほか、自己啓発などで身につける。 客の質問に答えたり助言したりするので、接客能力と幅広い商品知識が必要となる。また、現金や手形・小切手を取り扱うことが多いので、正確な事務処理と金銭に対する厳しい責任感が求められる。 銀行窓口係から貸付係になると借入申込みを受付けた場合、借主から資金の使途、借入金の返済計画、借入期間などを聞き、必要書類を受け取り、信用度や将来性など貸出し審査に必要な情報を収集する。審査の結果を受けて書類の内容点検を行い、貸出しを行う。 渉外係になると得意先を訪問し、各種商品の説明、預金等の案内、集金、用件の取次、書類のお届け等を行う。

・労働条件の特徴

銀行のほかに信用金庫、信用組合などの金融機関で働く。銀行内には窓口係の他にいろいろな仕事があるが、行員数30人くらいの平均的な営業店では窓口係は8人くらい、貸付係は7人くらいとなる。 銀行の営業時間は通常平日の午前9時から午後3時までであり、この間に客と接する窓口業務に当たる。銀行によって勤務時間に違いはあるが、おおよそ午前8時45分から午後5時までとなっており、残業する場合もある。休日は、現在、土曜日、日曜日、祝日、正月の2日、3日、12月31日となっており、昼の休憩時間は交替で取る。 オンラインシステムの利用拡大に伴う機械化を中心とした事務合理化によって、女子行員を中心に従業員数は減少傾向にあるが、一部の銀行では新規採用者の他、結婚などで退職した女子行員の中から、育児を終えた人をパートタイマーとして再雇用する制度を取り入れているところもある。

・参考情報

関連団体 全国銀行協会 http://www.zenginkyo.or.jp

社団法人 全国信用金庫協会 http://www.shinkin.org

社団法人 全国信用組合中央協会 http://www.shinyokumiai.or.jp

関連資格 金融窓口サービス技能士 ファイナンシャル・プランニング(FP)技能士 銀行業務検定

経理事務員の職業について

・どんな職業か

材料の購入、製品の生産関連や販売関係、給料の支払など、会社の日々の活動状況を経理・会計管理のシステムなどを使い正しく計算し、これによって資金の流れや財務の状態などを把握する。 まず、毎日の金銭管理として入出金伝票や振替伝票を起こし、現金出納帳や総勘定元帳などの帳簿に記入する。 毎月の月末には、勘定科目ごとに集計を行って帳簿の残高を確定させ、実際の預金残高などと一致しているかどうか確認し、月次決算書類を作成する。 決算時には、勘定科目ごとに集計を行って試算表などを作成する。棚卸を行って在庫商品の残高を把握し、棚卸表を作成する。これらの金額をもとにして、貸借対照表や損益計算書などの決算書類を作成する。 また、会社の健全な経営や合理的な経営管理を行うために、予算の編成と統制に必要な資料を作成する。また、社員の給料計算や現金の出納管理などの仕事も行う。 近年は、経理・会計管理のソフトウエアが広く導入されており、計算や帳簿作成などの作業は手作業ではなくコンピュータ化されている。

・経理事務員に就くには

新規学卒者の場合の一般的な学歴は、高等学校、専門学校(経理や・会計など)、大学(経済・経営・商学など)となっている。 仕事の正確さ、速さ、注意力、忍耐力、几帳面さが求められる。 入職には、簿記の資格を持っていると有利であるが、採用時には資格を問われないことが多い。 中途採用については、決算・財務業務がこなせるなどの経験者が求められる傾向にある。経験があれば、年齢的な制限は少ない。 伝票の作成、記帳、計算、集計などの簡単な仕事から始めて経験を積み、現金の出納、試算表の作成、予算・決算・資金計画などの仕事をするようになる。決算業務をすべてマスターするには、10年ほどかかる。 仕事の正確さ、速さ、注意力、忍耐力、几帳面さが求められる。

・労働条件の特徴

経理部門は官公庁、各種団体、民間企業を問わず、どこでも必要なセクションなので、職場は全国に渡る。 働く時間は9時から17時が一般的である。決算期には日常業務と並行して決算処理を行うため、残業時間が多くなることがある。 経理事務員の年齢層には偏りがなく、20~50歳代まで、幅広い年代の人が働いている。 経理・会計は管理システムの導入等機械化が進んでおり、単純な計算や帳票作成は少なくなり、業務は高度化、専門化している。また、給与計算など経理業務の一部を外部の会社に委託するところも出てきている(アウトソーシング)。

・参考情報

関連団体 社団法人 全国経理教育協会 http://www.zenkei.or.jp

関連資格 簿記検定 簿記能力検定試験

データ入力係の職業について

・どんな職業か

社会や企業の日々の活動から発生するさまざまなデータの作業の熟達者がデータ入力係(データ入力オペレーター)である。 データ入力係(データ入力オペレーター)の仕事は、契約申込書、請求書、アンケート、調査報告書、統計データ、財務データなど、さまざまなデータをタイピングしてコンピュータに入力することであるが、各種事務処理やデータ管理用の入力や、IT企業でのシステム開発におけるデータ入力など、単純にデータを入力することから、プログラミングしてソフトウェアを作り、大量データに対応できるように入力を行うものまで、その難易度には差がある。また、仕事は入力作業と検査に分けられ、経験の浅いオペレーターは入力を専門に行い、熟練者は入力データの検査・確認を行うことが多い。 入力作業にはキーボードを見ないでも打ち込める速度が求められる。また、入力するデータは、漢字、数字、英文、カナがあり、手書きのものもあり読みやすいものばかりではないが、常に正確さが求められる。最近ではスキャナーでの読み込み(OCR)やネットワークによるデータ転送などイメージ入力が増えている。特にネットワーク上では暗号化したり、氏名や住所データなどを分割して転送するなど、個人情報保護への対応が重要となっている。

・データ入力係に就くには

入職にあたって特に学歴や資格は問われない。パソコンなどコンピュータ操作に慣れ、キー入力の速度が速く正確であれば入職できる。ワープロやビジネスキーボードなどの資格が役立つ場合もある。 データ入力を専門に行う情報処理会社に入職後、機械操作やキータッチの訓練を一定期間受け、入力の作業から始めるケースが最も多い。ある程度の経験を積んだ後に、入力から検査までを担当する。また、最近では正社員だけではなく、契約社員やパート・アルバイト、派遣会社からの派遣や業務請負など、勤務形態が多様なことも特徴となっている。

・労働条件の特徴

多くのデータ入力係(データ入力オペレーター)が働く情報サービス産業の一日の平均労働時間は7.7時間で、週38.8時間であり、これに残業が一日平均2~3時間あるのが一般的である。労働時間は、業務の忙しさの状況(繁閑)によって異なる。特に月次の締めや年度末など、入力データが大量に発生する時期は忙しさもピークとなり、繁忙の差も大きくなる。給与の水準は年平均で300万円以下が多く、他の情報関連職種よりは低い傾向にある。

・参考情報

関連団体 社団法人 日本人材派遣協会 http://www.jassa.jp

日本データ・エントリ協会 http://www.jdea.gr.jp

社団法人 情報サービス産業協会 http://www.jisa.or.jp

関連資格 情報処理技術者 情報処理活用能力検定 ビジネスキーボード認定試験

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