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事務的職業

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事務的職業

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広報事務員(広報・PRスタッフ)の職業について

・どんな職業か

企業や団体の広報活動の窓口として、自社の経営理念や営業方針、営業活動、社会的責任を理解し、一般の人々に的確に伝える。そのため、マスコミやPR誌などを通じて、一般の人々がもつ企業のイメージがより良くなるよう広報活動を行う。また、自社が社会からどのように評価されているかについて、調査や公聴活動を通じて情報収集し、分析を行い、社内に伝達する。 広報誌や社内報などを制作するときには、構成を考えたり、取材をしたり原稿の用意をしたり、広報誌や社内報制作の進行管理を行う。 マスコミから社長や社員、仕事の現場について取材の申し込みがあった場合は、取材内容を社内で検討する。取材に同席し、取材がうまく進むよう配慮しながら、企業の経営理念、運営方針などが的確に伝わるようにする。取材原稿は報道前にチェックし、誤りのないようにする。 不慮の事故や事件が発生したり、個人情報流出や企業不祥事が発生した場合、企業の危機管理としてマスコミの取材に対応する。

・広報事務員(広報・PRスタッフ)に就くには

マスコミなどとのかかわりが多いため、大学でマスコミ関連領域を専攻した人が入職に有利となる場合もあるが、特に学部や専攻は関係なく、理論よりも実務経験が優先される。 広報・PRの仕事に就くには、最低2~3年の実務経験が必要である。 自社の経営方針、経営戦略、ビジョンなどの企業コンセプトをよく理解し、産業全体の現状や市場動向なども把握する。十分な情報と知識を持ちつつ、分析力と伝達能力を持ち、その時々にあったより良い表現方法を選ぶ柔軟さが必要となる。 マスコミ関係者やグラフィックデザイナーなどのクリエイターと仕事を共にする機会が多いため、マスコミに関する基本的な知識や、クリエイターに指示ができるだけの調整力、説得力も要する。外部との打ち合わせをする機会が多く、企業の顔となるため、気配りのきいた応対や丁寧さなどの人間性も求められる。 正確な情報を広く一般に伝達し、企業のイメージアップを心がけ、問題が生じたりした場合は情報の重要度を見極めて適切な情報を外部に公開するなどの冷静な判断力も要求される。

・労働条件の特徴

企業や団体の社員として、広報室や広報部で働く。特に、製造業や流通産業、サービス業などで広報に力を入れている企業が多い。1社に5~10人くらいが一般的であるが、広報に力を入れている大企業の中には数十人もの広報事務員(広報・PRスタッフ)を抱えているところもある。また、専従の広報事務員(広報・PRスタッフ)を置かない企業もあり、特定の社員が他の部署を兼任するというかたちで広報活動を行っていることもある。男女の比率は半々であるが、最近は女性の進出が目立っている。 マスコミや社内外への不定期的な対応も多く、他部署に比べて残業が多くなりがちである。休日にイベントが行われることも多いため、休日出勤し、平日に振替休日をとる場合もある。特に各種催事や印刷物の作り替えの時期、新規に広報活動のためのツールを作成する業務を担当する場合などは忙しくなる。 多くの企業が経営理念の確立や運営方針を明確に表明することの重要性を認識するようになり、独立した広報担当者を置くようになった背景から、広報業務の従事者は増加してきた。現在は、急速に発展しているコンピュータ化に伴い、少人数で幅広い広報活動を行う方向に変化してきている。 広報の媒体としての新聞、雑誌等印刷メディアの比重が下がり、ホームページ等ネットメディアの重要性が増している。また、ブログや掲示板の書込み等への対応が重要になっている。

・参考情報

関連団体 社団法人 日本パブリックリレーションズ協会 http://www.prsj.or.jp

日本広報学会 http://jsccs.jp

財団法人 経済広報センター http://www.kkc.or.jp

関連資格 PRプランナー資格制度

テレコミュニケーターの職業について

・どんな職業か

「お客の声」がダイレクトに寄せられるコールセンターは、「企業の代表」としての性格をもっており、そのコールセンターで、電話やファックス、インターネット、Eメールなどの通信メディアを通じて、お客と応対するのがテレコミュニケーターである。 業務は業種により様々ではあるが、お客から電話がかかってくるインバウンド業務、お客に電話をかけるアウトバウンド業務の2つに分けられる。インバウンド業務には、商品の受注、宿泊・座席などの予約、資料請求の受付、商品・サービスに関する問い合わせ、お客相談窓口などの業務がある。一方、アウトバウンド業務には、入会や販売などの勧誘、リピート顧客の獲得、アンケート調査、代金の回収・督促、広告効果の確認などがある。 どのような業種、業務であろうとも、テレコミュニケーターの仕事はお客を対象としている。お客と直接コミュニケーションをとるテレコミュニケーターは、お客にとって会社そのものであり、テレコミュニケーターの印象は企業のイメージそのものである。従って、お客と関係を築く役割を担っていることを常に認識しなければならない。 企業によってはテレコミュニケーターを「コミュニケーター」「TSR」「エージェント」などと呼ぶ場合もある。

・テレコミュニケーターに就くには

入職にあたって、金融などの一部の業務を除いて、特別な知識や能力は必要とされない。学歴については不問である。 採用は求人広告を通じて行うことが一般的である。また、人材派遣会社などからの採用も多く見られる。 入職後、敬語やコミュニケーション方法、商品・サービスなどの業務知識を学習し、ロールプレイングなどを通じて業務の理解を深めていく。その後、お客との応対業務をスーパーバイザーと呼ばれる管理者に付き添われて行った上で、独りで応対業務を行う。 どのような業種、業務であろうとも、お客と関係を築く役割を担っていることからコミュニケーション能力が必要とされる。敬語やコミュニケーション、正しい電話・Eメール対応を体系的に学習できる「テレコミュニケーター検定」を取得すると役に立つ。また、コンピュータを利用するので端末操作に慣れている者は優遇される。

・労働条件の特徴

金融・保険業、小売業、製造業、サービス業など様々な業種の企業・団体がコールセンターを設立している。電話などの通信メディアを通じてコミュニケーションを図ることから、職場は首都圏だけでなく全国に所在しており、近年では地方自治体が「地域の活性化」「雇用促進」を期待し、コールセンターを積極的に誘致する動きもみられる。 業種や業務によって異なるが、一般的にテレコミュニケーターの約8割が女性である。雇用形態は正社員、派遣社員、パート・アルバイトなど様々であり、自分に適した雇用形態を選ぶことが可能である。 現代人のライフスタイルの多様化に対応して、24時間365日対応を実施しているコールセンターも増えてきており、その場合は勤務時間は交替制で管理される。勤務時間の多くをお客との応対に費やすので、各企業がリフレッシュルームを充実させるなど、テレコミュニケーターのストレスを軽減するよう努めている。 お客の声を企業活動に反映させるため、コールセンターを情報集積の最重要拠点として位置付ける企業が増えるなか、直接お客と応対するテレコミュニケーターの重要性は増している。近年では、自治体が水道などの行政サービスに関するコールセンターを設けたりするなど、テレコミュニケーターの活躍の場は拡がっている。

・参考情報

関連団体 社団法人 日本コールセンター協会 http://ccaj.or.jp/

関連資格 テレコミュニケーター検定

一般事務員の職業について

・どんな職業か

特定の分野の事務を専門的に行うものではなく、様々な事務の仕事を全般的に行う。 規則、業務手順書、手続き、慣習的な方法などによって定められた、定型的な事務作業に従事する。事務作業は多種多様であるが、文書の作成や整理、発注伝票や受注伝票の作成と管理、各種台帳の管理、生産や売上など営業資料の作成や管理、社内の各種届出書類の管理など、書いたり、計算したり、点検したりする仕事が中心である。文書の作成や集計などではパソコンを使用し、また、コピー機やFAXを使用するなど、事務機器やOA機器に接することが多い。 また、郵便物の発送、物品の受取り、電話の取次ぎ、事務用品など消耗品の補充と注文等々細々とした仕事を受け持ち、来客への対応やお茶だしなどをすることもある。

・一般事務員に就くには

高校や短大などを卒業し、企業や団体などに採用され、様々な部署に配属されて事務作業を行う。 中途採用については、人材派遣会社などに入社し、受託先の企業や団体などに派遣されて仕事をすることが多い。 補助的な業務から始めて経験を積み、思考判断や創意工夫を行いながら事務処理能力を向上させる。事務処理の管理監督的な職に就く場合や、司法書士や行政書士などの資格を得てコンサルタント的な業務に転向する場合もある。 事務処理の高度化、専門化により、コンピュータ処理能力、文書作成能力、簿記、英会話など仕事に関連のある技能や資格が求められている。そのため、各種講習への参加や通信教育の受講などスキルアップのための自己啓発が必要となる。

・労働条件の特徴

民間企業、官公庁、各種団体など事業を営むところは必ず事務の仕事が発生するため、職場は全国に渡っている。 就業者の男女比では女性の割合が高い。多様な人材確保や事務の合理化のため、契約社員や派遣社員の占める割合が年々高まっている。 就業時間は午前9時から午後5時までで、週休二日制がほとんどである。月末など、伝票や文書の締め切りが集中する時期には、残業をすることもある。 労働需要は安定しているといえる。単純な事務作業に関しては、正社員の割合が減り、派遣社員、契約社員、パートタイマーなどの割合が増えつつある。

・参考情報

関連資格 ビジネス・キャリア検定 コンピュータサービス技能評価試験

医療事務員の職業について

・どんな職業か

病院において、診療費用を請求するための書類(レセプト)の作成を行ったり、窓口において、外来の受付、診察料の請求、入退院の手続きなどを行う。 診察が終わった患者のカルテを見て、診察の内容、検査の種類、薬の量などをコンピュータに入力して点数化し、患者が自己負担する金額を計算する。保健診療がほぼ全てであり、保健診療では疾病名に対応した治療、投薬や療養の基準に基づいてレセプト(診療報酬請求明細書)を作成する必要があり、また、そのチェックが必要となる。多くの病院において保険請求事務はコンピュータで処理されるため、見落としや誤りがないかどうか、打ち出されたレセプトのチェックを慎重に行う。レセプトは、毎月の決められた期日までに国民健康保険であれば国民健康保険団体連合会に、社会保険であれば社会保険診療報酬支払基金に提出する。 また、窓口において外来患者の受け付けを行ったり、新規患者のカルテを作成したり、診察料の計算と会計をしたり、カルテの整理と保管をしたり、入退院の手続きをしたりすることもある。

・医療事務員に就くには

学卒後すぐに入職することは少なく、専門学校や通信教育などで薬価点数や診療報酬点数の換算方法、請求書の作成の仕方、カルテの見方などを勉強してから、入職する場合が多い。特別な国家資格認定は必要とされない。民間で認定されている医療事務の資格を持っていれば有利であるが、入職の必須条件ではない。 診察料と投薬料の点数など簡単な計算から始めて経験を積み、レントゲンや注射、検査、手術、入院料など複雑な点数計算をするようになる。 書類に転記し点数を計算する反復作業のため、根気のいる仕事である。見落としや間違いがないように注意深さが求められる。医師の指導を受けながら経験を積み重ね、多くのカルテをこなして慣れることが必要である。

・労働条件の特徴

診療では必ず必要な業務のため、全国的に需要があり、病院、診療所、調剤薬局などで働いている。 厚生労働省「病院報告」(2008年)によれば、全国の病院(診療所、調剤薬局を除く)において約17万人が事務職員として働いている(常勤換算値、非常勤者の場合は1週間の勤務時間÷医療施設で定めている1週間の勤務時間により算出)。 病院の診察時間中に勤務し、診察が休みの土日などが休日となる。また、大きな病院では、救急患者の受入れに備えて夜勤をしたり、休日に交代で出勤して入院患者の事務手続きをすることもある。レセプトの提出日が決められているため、その時期は忙しくなり、残業することもある。 大きな病院では常勤の事務職となることが多いが、医院や診療所などではパートタイマーで働くことが多い。人材派遣会社から病院に派遣されたり、病院と直接契約してフリーで働くこともある。 コンピュータ化が進み、点数に換算して転記する作業は迅速化され、算定された点数に誤りがないか確認する作業にも重点がおかれている。

・参考情報

関連団体 日本医療事務協会 http://www.japanmc.jp

財団法人 日本医療保険事務協会 http://www.shaho.co.jp/iryojimu

財団法人 日本医療教育財団 http://www.jme.or.jp

関連資格 診療報酬請求事務能力認定試験 医療事務技能審査試験 医療保険請求事務者認定試験

経理事務員の職業について

・どんな職業か

材料の購入、製品の生産関連や販売関係、給料の支払など、会社の日々の活動状況を経理・会計管理のシステムなどを使い正しく計算し、これによって資金の流れや財務の状態などを把握する。 まず、毎日の金銭管理として入出金伝票や振替伝票を起こし、現金出納帳や総勘定元帳などの帳簿に記入する。 毎月の月末には、勘定科目ごとに集計を行って帳簿の残高を確定させ、実際の預金残高などと一致しているかどうか確認し、月次決算書類を作成する。 決算時には、勘定科目ごとに集計を行って試算表などを作成する。棚卸を行って在庫商品の残高を把握し、棚卸表を作成する。これらの金額をもとにして、貸借対照表や損益計算書などの決算書類を作成する。 また、会社の健全な経営や合理的な経営管理を行うために、予算の編成と統制に必要な資料を作成する。また、社員の給料計算や現金の出納管理などの仕事も行う。 近年は、経理・会計管理のソフトウエアが広く導入されており、計算や帳簿作成などの作業は手作業ではなくコンピュータ化されている。

・経理事務員に就くには

新規学卒者の場合の一般的な学歴は、高等学校、専門学校(経理や・会計など)、大学(経済・経営・商学など)となっている。 仕事の正確さ、速さ、注意力、忍耐力、几帳面さが求められる。 入職には、簿記の資格を持っていると有利であるが、採用時には資格を問われないことが多い。 中途採用については、決算・財務業務がこなせるなどの経験者が求められる傾向にある。経験があれば、年齢的な制限は少ない。 伝票の作成、記帳、計算、集計などの簡単な仕事から始めて経験を積み、現金の出納、試算表の作成、予算・決算・資金計画などの仕事をするようになる。決算業務をすべてマスターするには、10年ほどかかる。 仕事の正確さ、速さ、注意力、忍耐力、几帳面さが求められる。

・労働条件の特徴

経理部門は官公庁、各種団体、民間企業を問わず、どこでも必要なセクションなので、職場は全国に渡る。 働く時間は9時から17時が一般的である。決算期には日常業務と並行して決算処理を行うため、残業時間が多くなることがある。 経理事務員の年齢層には偏りがなく、20~50歳代まで、幅広い年代の人が働いている。 経理・会計は管理システムの導入等機械化が進んでおり、単純な計算や帳票作成は少なくなり、業務は高度化、専門化している。また、給与計算など経理業務の一部を外部の会社に委託するところも出てきている(アウトソーシング)。

・参考情報

関連団体 社団法人 全国経理教育協会 http://www.zenkei.or.jp

関連資格 簿記検定 簿記能力検定試験

旅行会社カウンター係の職業について

・どんな職業か

旅行を思い立ち、たくさんの情報の中から自分の旅を選びたいときに、私たちは旅行会社のカウンターを訪れ、カウンター係に相談しながらどんな旅をするか決めることがあるが、旅行会社の販売部門の中で、一般のお客に直接応対するのが支店や営業所のカウンター係である。 カウンター係は、旅行の行程や価格などがすでに決まっている「パッケージツアー」と、旅行者の希望や企画に合わせて手配する「手配旅行」を、お客のニーズに合わせてアドバイスしながら販売している。 手配旅行の多くは視察旅行、修学旅行、職場旅行等であるが、最近ではより個別的な目的にあった旅行をしたいという客が増え、「手配旅行」の需要が大きくなっている。手配旅行では、旅行者はより多くの情報と専門的な知識を求めているので、旅行についての専門知識はもちろん、地理、歴史、文化、治安などの幅広い知識や最新情報をもってアドバイスをしていく必要がある。そして、予算に合わせてホテルや航空機を選択し、コンピュータ端末を使って航空機や鉄道のチケット、宿泊券などの予約・販売を行う。

・旅行会社カウンター係に就くには

カウンター係になるために特に資格や学歴は必要とされないが、大手旅行会社では、短大・大学卒業者が多い。また、「国内旅行業務取扱主任者」、「一般旅行業務取扱主任者」の国家資格を取得すると仕事の幅が広がるため、これらの資格を取ることが旅行会社社員の目標ともなっている。海外旅行の比重が大きくなっているので、外国語(特に英語)を身につけておいた方が有利である。 旅行が好きであること、人と接することが好きな人、明るさやバイタリティー、積極性を持ち合わせた人に向いているといえる。 インターネットにより情報を収集する客も増えており、カウンター係にはより深い知識や一般の人が知らない情報が求められる。多様な消費者の注文や相談に対応できる接客能力や、様々な情報からプランを組み立てられる力が必要になってきている。

・労働条件の特徴

旅行会社の営業所や支店は全国に分布しており、多くは人口の多い都市部にある。 土・日曜はお客が多いため営業日とし、平日に休みをとる形で週休二日制としているところが多い。ふつうは午前9時30分から午後6時までの勤務であるが、旅行シーズン前などには残業が続くほど忙しくなることもある。 カウンター係の年齢層は20~30歳代の人が多く、女性の進出が目覚ましい。 旅行者のニーズが多様化、個性化しているため、パッケージなど旅行商品の内容や品質も変化している。旅行者の「創る」旅への関心が高まり、これに対応して、旅行会社も一歩進んだ新しい旅を提供する必要がある。

・参考情報

関連団体 社団法人 日本旅行業協会 http://www.jata-net.or.jp/

社団法人 全国旅行業協会 http://www.anta.or.jp/

国土交通省 総合政策局観光部旅行振興課 http://www.mlit.go.jp

関連資格 一般旅行業務取扱主任者 国内旅行業務取扱主任者

商社営業部員の職業について

・どんな職業か

国や地域、会社の間に立って、原材料や製品の売り買いの仲介役をするのが基本的な仕事である。 大手商社の場合、取引の約半分は国内取引、残りの半分は貿易取引で、わが国の輸出・輸入だけでなく、わが国を経由しない外国と外国との第三国間取引も行っている。 仕事は、どこでどんな品物を売りたがっているか、または買いたがっているか、数量や価格はどのようになっているかなどを調査することから始まる。取り扱う商品は「ラーメンからロケットまで」と多種多様で、非常に幅広い情報を組織的に収集する。その中で、数量や価格、時期などの取引条件のまとまったものについて契約を結ぶ。この際、取引先がきちんと商品や代金を準備できるか、経営に不安がないかといった信用状態を調査することも重要である。また、貿易取引の場合は為替相場の動向に注意を払い、為替差損を生じないようにすることも必要である。 取引が決まると契約を結び、運搬の手配、商品の引き渡し、通関手続き、代金の決済などを行い、取引を完了させる。 また、取引を仲介するのみではなく、海外に現地企業を設立して、海外投資と貿易を一体のものとして資源開発等を行ったり、様々な情報、将来展望をもとに国内外において新規事業を開拓する仕事もある。

・商社営業部員に就くには

入職にあたって専門知識や資格は特に必要とされないが、貿易取引は外国語での交渉が必要となるため、入職後に語学研修が継続して行われる。また、入職後数ヵ月間は、貿易実務をはじめとする国際的なビジネス慣習等の研修が設けられている。さらに、取り扱う商品が幅広いため、どこに配属されるかによって実務に必要な専門知識は異なり、専門的な研修に加えてOJT(オン・ザ・ジョブ・トレーニング)で身につけるのが一般的である。 対人関係が重要な仕事のため自分の意見をきちんと述べられることや、積極的にぶつかっていく行動力、チームで取引を進めていくための協調性、豊かな国際感覚が求められる。また、海外駐在は先進国とは限らないため、様々な環境に適応できる生活力も必要である。

・労働条件の特徴

各種商品を取扱う総合商社と、特定の商品を扱う専門商社とがある。商社に勤める社員の7~8割が営業を担当している。海外駐在員は、それが営業部員の20%を超える商社から、数名の商社まで様々である。 休日は週休二日制が一般的である。労働時間は、海外との取引で、時差の関係から深夜に連絡を取り合わなければならない場合などに残業が生じることがある。 海外勤務、地方勤務としての転勤や、海外・国内各地への出張が多い。 海外駐在については、条件が整えば入社2~4年で赴任することもあり、若手が積極的に活用されるのも、商社の特徴である。配属される部門にもよるが、退職するまでに2・3回の海外駐在を経験することも多い。 商社の原動力は人であり、優秀な人材を集め育てる必要性から、給与水準は全体として他業界に比べて高い。また、近年の採用(総合職)では女性の新卒者や中途採用者が増加している。

・参考情報

関連団体 社団法人 日本貿易会 http://www.jftc.or.jp

関連資格 通関士

損害サービス事務員の職業について

・どんな職業か

自動車事故によって物的損害や死傷災害が生じたり、火災や台風、地震などによって建物や家財に損害が生じた場合に、保険の契約者から事故の報告を受け付け、損害の調査確認、支払による事故の解決まで必要となる一連の業務を行う。 まず、交通事故や火災、台風などで損害が生じた場合、保険の契約者は保険会社に事故の日時、状況等を電話等で連絡してくるので、その受付を行うことになる。事故の状況や損害の程度などは、最終的な支払保険金額の決定をはじめ、今後の調査対応方針を決定するうえで重要な事柄であるため、できる限り正確かつ詳細に確認することが必要である。またその際、契約者に緊急対応など適切な助言を行う。 事故報告の受付後、保険の種類・支払内容に応じて必要な調査を行う。被害物件が自動車の場合はアジャスター、建物・家財の場合は鑑定人といった専門分野に詳しい者に損害の調査を依頼することがある。また傷害保険では医療機関に入通院の確認を行ったり、賠償責任保険では、契約者の負担する損害賠償額を確定させるため、確認した事故状況に基づく相手先との過失割合の協議なども行われる。 こうした一連の損害調査業務の流れの中で、上司の指示の元で一定の調査確認を行うとともに、契約者をはじめとする関係先との連絡・協議、保険金請求に必要な書類の提出依頼などの業務を行う。

・損害サービス事務員に就くには

新規学卒者の場合は、大学(文系が多い)や短大を卒業して損害保険会社に入社するのが一般的である。入社の際に必要となる資格は特になく、保険に関する専門知識は、入社後に身に付ける。 中途入社については、損害保険会社によって募集の有無等は異なるが、業務を遂行する上で必要な知識や経験を有していれば有利であろう。 入社後は一定の研修を経て、損害調査部門に配属されることで、損害サービス事務員になる。 当初は書類作成や事故報告、各種相談の受付対応といった内務事務を中心に経験を積み、徐々に請求内容の調査確認や契約者・被害者との交渉業務などを行っていく。 保険に関する商品知識のほか、正確な支払保険金算定のための損害額算出や各種関連法規などの知識が求められる。また、契約者・被害者・代理店など様々な対人折衝能力が必要であり、冷静さ、責任感なども求められる。

・労働条件の特徴

損害保険会社の損害調査部門の一般職として勤務することが多い。損害保険会社では、営業地域を網羅する損害サービス拠点を設置しており、大手企業では全国規模になっている。そのため、各拠点や営業部門など他部署に異動することがあるが、転居を伴う転勤は多くない。 勤務時間は、多くは平日の9時から17時までが一般的であるが、深夜や休日の事故への対応、被害者との交渉などのために、交替制で深夜や休日に勤務する場合もある。また、地域によっては降雪や台風などの気象の影響や観光シーズンなど季節的な要因で繁忙期がある。

・参考情報

関連団体 社団法人 日本損害保険協会 http://www.sonpo.or.jp/

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